Veelgestelde vragen over het Personenregister Kinderopvang

Omdat het nieuwe Personenregister niet van hele makkelijke aard is, geven we hier graag extra informatie. Hieronder de antwoorden van de Rijksoverheid op de veelgestelde vragen die er omtrent het Personenregister Kinderopvang bestaan.

STRUCTURELE AANWEZIGHEID

Wat wordt in de richtlijn bedoeld met ‘minimaal een half uur per 3 maanden’? Gaat het om een totale aanwezigheid van een half uur, of om een half uur aaneengesloten per 3 maanden?
De richtlijn geldt voor aaneengesloten aanwezigheid van minimaal een half uur per 3 maanden.

Geldt de richtlijn op het niveau van een opvanglocatie of op het niveau van een organisatie? Wat als iemand op meerdere locaties van een organisatie komt?
De richtlijn geldt voor individuele personen in relatie tot een specifieke opvanglocatie. Wanneer iemand op meerdere locaties van eenzelfde organisatie komt, moet voor elke opvanglocatie afzonderlijk bekeken worden of deze persoon structureel aanwezig is.

Moeten ouders die de kinderen brengen en halen zich ook inschrijven? 
Ouders die kinderen komen brengen (of halen) hoeven zich niet in te schrijven in het register. Ook niet wanneer zij wat langer blijven om bijvoorbeeld een kopje koffie te drinken.

Hoe werkt het wanneer een kind structureel opgehaald wordt door een ander familielid of door een buurvrouw? Moet deze persoon dan ook ingeschreven en gekoppeld worden?
Andere personen die kinderen komen brengen en halen, hoeven zich niet in te schrijven in het register. Dit is de verantwoordelijkheid van de ouders of verzorgers.

Wie moet zich inschrijven wanneer de opvang bij de vraagouder thuis plaatsvindt? 
Als de opvang op het adres van de ouders plaatsvindt, hoeft alleen de gastouder zich in te schrijven in het personenregister. De aanwezigheid van andere personen tijdens opvanguren is de verantwoordelijkheid van de ouders.

Moeten personen zoals een tuinman, aannemer of klusjesman zich ook inschrijven?
Een klusjesman die regelmatig op de locatie aanwezig is, moet zich inschrijven in het register. Uitgangspunt hierbij is de richtlijn: aanwezigheid van minimaal eens per 3 maanden een half uur. Komt hij echter vóórdat de opvang begint of na sluitingstijd, dan is inschrijving niet nodig. Ook is er geen inschrijving nodig als het een eenmalige klus betreft die niet langer duurt dan een aangesloten periode van 2 weken, waarbij er geen directe betrokkenheid bij of verantwoordelijkheid voor de kinderen is.

De inwonende, meerderjarige huisgenoot van de gastouder neemt regelmatig een vriend(in) mee naar huis. Moet deze vriend(in) zich ook inschrijven?
Alleen als deze vriend(in) structureel aanwezig is tijdens de opvanguren, moet hij of zij zich inschrijven in het personenregister. Uitgangspunt voor structurele aanwezigheid is de richtlijn: aanwezigheid van minimaal eens per 3 maanden een half uur.

Moet een uitwonend, meerderjarig kind zich ook inschrijven als hij of zij tijdens de vakanties thuis is?
Als het meerderjarige kind structureel aanwezig is tijdens de opvanguren, moet hij of zij zich inschrijven in het personenregister. Uitgangspunt voor structurele aanwezigheid is de richtlijn: aanwezigheid van minimaal eens per 3 maanden een half uur.

Als familie van een gastouder uit het buitenland voor een aantal weken naar Nederland komt, moeten zij zich dan ook inschrijven? Zo ja, hoe krijgen zij dan een Nederlandse VOG? 
Als de familie een aantal weken aanwezig is in de woning van een gastouder, kan dit gelden als structurele aanwezigheid tijdens opvanguren. Uitgangspunt voor structurele aanwezigheid is de richtlijn: aanwezigheid van minimaal eens per 3 maanden een half uur. Als de familieleden de Nederlandse nationaliteit hebben, kunnen zij een VOG aanvragen bij Dienst Justis. Met deze VOG kunnen zij zich inschrijven in het register. Als zij niet de Nederlandse nationaliteit hebben én ook niet in Nederland wonen of werken, kunnen zij geen VOG aanvragen en zich dus ook niet inschrijven in het register. Deze situatie vraagt daarom misschien om maatwerk. U kunt hiervoor het beste contact opnemen met de lokale GGD en de situatie bespreken met de toezichthouder.

INSCHRIJFPLICHT OVERIGE PERSONEN

Moet de achterwacht van een gastouder zich ook inschrijven?
De achterwacht hoeft op dit moment geen VOG te hebben. Dit verandert (vooralsnog) niet met de invoering van het personenregister. De achterwacht hoeft zich dus niet in te schrijven. Voorwaarde is wel dat de achterwacht incidenteel aanwezig is, bij een calamiteit. Wanneer de achterwacht minimaal eens per 3 maanden een half uur of langer aanwezig is, is er sprake van structurele aanwezigheid. In dat geval moet de achterwacht zich wél inschrijven in het personenregister.

Hoe werkt het met ophaaldiensten die worden geleverd door taxicentrales? Moet de taxichauffeur ook ingeschreven en gekoppeld worden?
Ja, als de taxicentrales in opdracht werken van de kinderopvangorganisatie, vallen zij onder de Wet kinderopvang. Hun taxichauffeurs zijn dan VOG-plichtig. Dat is nu ook al zo. Taxichauffeurs die voor een kinderopvangorganisatie werken, moeten zich dus met een geldige VOG inschrijven in het personenregister. Na inschrijving moet de houder de chauffeurs aan de kinderopvangorganisatie koppelen.

Als een pedagogisch medewerker van de organisatie meerijdt met de taxichauffeur, moet de chauffeur dan nog steeds ingeschreven en gekoppeld worden? 
Ja, als de taxichauffeur in opdracht van de kinderopvangorganisatie werkt, moet hij of zij ingeschreven en gekoppeld zijn in het personenregister kinderopvang. Ook wanneer een pedagogisch medewerker meerijdt.

Wie is verantwoordelijk voor de kosten van een nieuwe VOG? Het taxibedrijf of de kinderopvangorganisatie? 
De kosten van de VOG komen voor rekening van degene die de VOG aanvraagt: het taxibedrijf. Aanvrager en houder kunnen onderling afspraken maken over vergoeding van de kosten door de houder. Op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wko) of de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) is dit echter niet verplicht.

Hoe werkt het wanneer een organisatie gebruikmaakt van een gedeelde locatie, bijvoorbeeld een sportlocatie? Moet dan iedereen die daar werkzaam is tijdens de opvang ingeschreven en gekoppeld zijn? 
Ook personeel van andere organisaties moet zich inschrijven in het register als zij werkzaamheden verrichten voor de kinderopvang. Bijvoorbeeld een medewerker van een sportschool. Dat is nu ook al zo. De houder van de kinderopvangorganisatie is hiervoor verantwoordelijk.

Moeten kinderopvangorganisaties zich ook inschrijven?
Kinderopvangorganisaties hoeven zich als rechtspersoon niet in te schrijven in het personenregister. De bestuurders van de kinderopvangorganisatie moeten zich wél inschrijven. Zij kunnen hiervoor hun bestaande VOG gebruiken als deze is afgegeven ná 1 maart 2013.

INSCHRIJVEN EN KOPPELEN

Waar vind ik mijn VOG-kenmerk?
Het VOG-kenmerk staat vermeld op uw Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) achter ‘Ons kenmerk’. Het is 14 tot 18 cijfers lang óf begint met NP of RP gevolgd door 8 cijfers.

Voorbeelden:
999901201402150000
NP12345678

Hoe staat een organisatie vermeld in het personenregister?
De manier waarop organisaties zijn opgenomen in het personenregister, komt overeen met hoe zij ingeschreven staan in het landelijk register kinderopvang (LRK). Als een houder meerdere voorzieningen heeft, worden deze onder de houder getoond.

Kan een persoon bij het inschrijven aangeven aan welke organisatie hij of zij gekoppeld wil worden?
Ja, iemand kan in het register de houder of de voorziening opzoeken waaraan hij of zij gekoppeld wil worden. Vervolgens kan diegene via het register een ‘koppelverzoek’ indienen bij de betreffende houder. Binnenkort wordt de zoekfunctie in het register uitgebreid met een mogelijkheid om te zoeken op het adres en KvK-nummer van een houder.

Wanneer een kinderopvangorganisatie een dochteronderneming of een franchisenemer is van een moedermaatschappij, aan wie moeten de personen dan gekoppeld worden?
De gegevens uit het landelijk register kinderopvang (LRK) zijn leidend voor het bepalen aan wie een persoon gekoppeld moet worden. Personen moeten gekoppeld worden aan de organisatie die volgens het LRK verantwoordelijk is voor de voorziening waar deze persoon werkt of woont.

Als een persoon op meerdere locaties van een kinderopvangorganisatie werkt, moet deze persoon dan aan alle locaties gekoppeld worden? 
Nee, personen moeten aan de houder van een kinderopvangorganisatie gekoppeld worden. Met die koppeling mogen zij voor alle locaties van de kinderopvangorganisatie werken.

Kan een persoon zien aan wie hij gekoppeld is?
Ja, in het personenregister heeft iedereen inzage in zijn eigen gegevens, inclusief de organisaties aan wie hij of zij gekoppeld is. Bovendien ontvangt men nadat men gekoppeld is een bericht hierover via de Berichtenbox, e-mail of post.

Krijgt een persoon een bericht wanneer hij ontkoppeld is? 
Ja, in het personenregister kan een persoon aangeven berichten te willen ontvangen in geval van wijzigingen in zijn inschrijvingsstatus. Op het moment dat een organisatie bijvoorbeeld een persoon koppelt of ontkoppelt, genereert het register een automatisch bericht. Het is mogelijk om berichten te ontvangen via de Berichtenbox, e-mail of post.

Wanneer iemand 4 maanden ongekoppeld in het register staat, wordt deze persoon automatisch uitgeschreven. Eventueel kan eenmalig verlenging met 9 maanden aangevraagd worden. Als er in deze 9 maanden weer een nieuwe koppeling is, gevolgd door een ontkoppeling, wat gebeurt er dan?
De cyclus van 4 maanden inclusief de mogelijkheid tot eenmalige verlenging met 9 maanden start opnieuw.

Krijgt een organisatie een bericht op moment dat een persoon zich heeft ingeschreven?
Nee, dat gebeurt niet automatisch. Een persoon die zich inschrijft, kan de organisatie wel een koppelverzoek sturen via het register. De houder krijgt dit koppelverzoek via een ‘banner’ in beeld, zodra de houder inlogt op het personenregister. De organisatie hoeft het koppelverzoek alleen te accepteren om de koppeling tot stand te brengen. Als iemand geen koppelverzoek verstuurt, maar wel staat ingeschreven, is het voor de organisatie nog steeds mogelijk om deze persoon aan de organisatie te koppelen. De houder kan op basis van burgerservicenummer en geboortedatum een persoon in het personenregister opzoeken en diegene daarna koppelen.

Kunnen organisaties een overzicht uitdraaien van gekoppelde personen?
Als een houder met eHerkenning inlogt op het personenregister, kan de houder te allen tijde zien wie aan de organisatie is gekoppeld. Dit is echter een online overzicht. Het is niet mogelijk om het overzicht te exporteren naar een andere applicatie zoals bijvoorbeeld Excel.

Waar vind ik mijn VOG-kenmerk?
Het VOG-kenmerk staat vermeld op uw Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het is 14 tot 18 cijfers lang óf begint met NP of RP gevolgd door 8 cijfers.

Voorbeelden:
999901201402150000
NP12345678

DE UITVOERINGSPRAKTIJK

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat op 1 maart al onze tijdelijke medewerkers zijn ingeschreven en gekoppeld?
Stagiairs, uitzendkrachten, vrijwilligers en zelfstandigen moeten zich inschrijven met DigiD en een VOG die bij inschrijving maximaal 2 maanden oud is. Dit betekent dat er voor tijdelijke medewerkers die vóór 1 januari 2018 al in dienst waren zo snel mogelijk een nieuwe VOG aangevraagd moet worden. Stem dit goed af met het uitzendbureau of de school, of start eventueel zelf de VOG-aanvraag op.
Voor het informeren van uw tijdelijke medewerkers kunt u gebruikmaken van standaardbrieven. U kunt deze downloaden op deze pagina onder ‘voorlichtingsmateriaal’. In de brief wordt de medewerker gevraagd om ook een koppelverzoek bij uw organisatie in te dienen. Dan kunt u hem of haar op 1 maart eenvoudig koppelen in het register.

Hoe kunnen we uitzendkrachten en ander tijdelijk personeel koppelen als we niet over hun burgerservicenummer (mogen) beschikken? 
Een uitzendkracht kan in het register een koppelverzoek sturen naar de inlenende kinderopvangorganisatie. De organisatie hoeft het koppelverzoek alleen te accepteren om de koppeling tot stand te brengen. Wanneer een uitzendkracht geen koppelverzoek verstuurt maar wel ingeschreven staat, kan de organisatie deze persoon nog steeds koppelen. Op basis van burgerservicenummer (bsn) en geboortedatum kan de houder iemand in het personenregister opzoeken en daarna koppelen.

Tot 1 januari 2017 was er inderdaad geen wettelijke basis voor het verstrekken van bsn’s. De wetgever heeft echter per 1 januari 2017 bepaald dat de uitlener en onderaannemers de bsn’s van door haar ter beschikking gestelde werknemers mag verstrekken aan de inlener. Hiermee is het dus mogelijk voor uitzendbureaus om bsn’s te verstrekken aan de inlenende partij. Inlenende kinderopvangorganisaties kunnen met behulp van bsn’s uitzendkrachten aan hun organisatie koppelen, als zij eenmaal staan ingeschreven in het personenregister. Ook in de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wko) is geregeld dat de houder het bsn nodig heeft om te kunnen koppelen.

Mag in het kader van privacywetgeving (AVG) een houder iemand die structureel aanwezig is vragen om zijn burgerservicenummer?
Ja, hiervoor is een wettelijke grondslag. Op basis van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wko) moet de houder al zijn VOG-plichtigen (dus ook de structureel aanwezige) koppelen aan de organisatie. Om dat te kunnen doen, moet de houder in bezit zijn van het burgerservicenummer van deze personen.

Krijgt een gastouder automatisch een bericht uit het personenregister wanneer een huisgenoot 18 jaar wordt en zich in moet schrijven?
Nee, de gastouder is er zelf verantwoordelijk voor dat alle volwassen huisgenoten tijdig een VOG aanvragen en zich inschrijven in het personenregister.